Für die Erfassung der Daten aus den Jahresabschlüssen in die vorgegebenen Aggregationsraster setzt die PPA das hausintern entwickelte Redaktionssystem ein und gliedert damit diesen Prozess in mehrere Teilschritte:
Manuelle Datenerfassung aus den Originaldokumenten in eine Erfassungsstruktur zur Rohdatenerfassung mit flexibel erweiterbaren Positionen. Damit ist eine 1:1 Erfassung der im Original ausgewiesenen Datenposition in eine semantisch gleich bezeichnete Position des Redaktionssystems möglich.
Systemgestützte Qualitätsprüfung auf Basis der Rohdaten, mit mathematischen Prüfroutinen sowie inhaltlichen Konsistenzprüfungen.
Systemgestützte Aggregation der Rohdaten nach 1 bis n Zielstrukturen nach 1 bis n unterschiedlichen Regelwerken (Mappings) z.B. für unterschiedliche Rechnungslegungsvor-
schriften, Branchen etc.
Systemgestützte Dokumentation der Aggregationen (Zuordnungsprotokolle).
Systemgestützte Erstellung von Reports über Auffälligkeiten im Jahresabschluss (z.B. Strukturelle Besonderheiten oder starke Abweichung der Werte gegenüber der Vorperiode)
Systemgestützte und manuelle Erstellung von Hinweisen an den Auftraggeber
Systemgestützte und persönliche Überprüfung der Originaldokumente auf das Vorkommen von Schlüsselbegriffen und Abgleich mit den erfassten Daten um mögliche Erfassungslücken durch Überlesen zu verhindern.
Aufbereitung und Transfer der Datensätze an den Auftraggeber (z.B. technisches Datenformat und Verfahren zur Übertragung nach Vorgabe des Kunden)
Zum Einsatz kommen ausschließlich fest angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in einer mehrmonatigen hausinternen Ausbildung mit den Inhalten und Arbeitsprozessen vertraut gemacht werden.
Über die systemgestützte Qualitätssicherung hinaus werden nach Zufallsprinzip oder risikoinduzierten Verfahren ausgewählte Stichproben im 4-Augen-Prinzip nachkontrolliert.